Wo soll man da bloß anfangen? Fragt man sich, wenn von allen Seiten von der Notwendigkeit des „Digitalen Wandels“ in Vereinen und ehrenamtlichen Initiativen gesprochen wird: Anschaffungen von PCs oder Tablets, Schulungen zur Bedingung der Geräte, Homepageerneuerungen, Social-Media-Auftritte und vieles mehr. Auch werden in letzter Zeit immer weitere Fördermöglichkeiten für genau diese Themen geschaffen.
Der im März 2021 erschienen Leitfaden der Akademie für Ehrenamtlichkeit in Zusammenarbeit mit ZiviZ im Stifterverband greift diese Frage auf und erläutert ein systematisches und niedrigschwelliges Vorgehen für die Digitalisierung der eigenen Organisation.
Der Leitfaden beschäftigt sich dabei nicht bloß mit den einzelnen Digitalisierungsmaßnahmen an sich, sondern stellt zudem dar, dass Digitalisierung mehr als nur technischer Wandel bedeutet: Neben digitalen Tools geht es vor allem auch um die persönliche Einstellung und die Organisationskultur. Ist der Wandel von den Beteiligten auch wirklich gewollt oder ist es nach dem Kauf der Laptops und anderer Geräte schon getan? Wirkliche digitale Transformation ist demnach ein Prozess, der alle Bereiche der Organisation betrifft und die Mitarbeit aller Beteiligten fordert.
Im Zentrum steht laut Leitfaden dabei die Frage nach dem Warum: Warum soll Digitalisierung, digitale Formate oder eine digitale Infrastruktur genutzt werde? Danach folgt die Frage nach dem Wie und dem Was: Wie kann die Digitalisierung genutzt werden, um die eigenen Ziele besser zu erreichen, und welche neuen Angebote sollen für wen hierbei geschaffen werden? Dies setzt voraus, dass auch über die eigene Zielgruppe nachgedacht wird und darüber, welche Angebote diese benötigt und letzten Endes auch wahrnimmt.
Als Gesamtstrategie wird ein fünfteiliger Digitalisierungsprozess vorgestellt. Zu jeder der Phasen stellt der Leitfaden dabei eine Checkliste sowie Praxisbeispiele unterschiedlich großer zivilgesellschaftlicher Organisationen zur Verfügung, die den Prozess jeweils veranschaulichen sollen:
Initialisieren: Was sind sinnvolle Handlungsfelder? Welche Organisationskultur herrscht vor? Welche technische Infrastruktur ist schon vorhanden? Wer ist an der Digitalisierung beteiligt?
Konzipieren: Welche Ziele liegen der Digitalisierung zugrunde? Welche Maßnahmen müssen getroffen werden? Welche Zielgruppe muss mitgedacht werden? Wie soll das Vorhaben finanziert werden?
Mobilisieren: Wie können Betroffene vom Nutzen der Veränderung überzeugt werden? Welche Anreize können geschaffen werden?
Umsetzen: Welche Aufgaben sollen angegangen werden? Wie wird der Prozess überwacht und der Fortschritt kontrolliert?
Verstetigen: Wie werden die Ergebnisse überprüft? Wie können Wandlungsbereitschaft und vorhandene Kompetenzen gesichert werden?
Hilfreich ist auch, dass der Leitfaden in einem kurzen Exkurs Tipps bereitstellt, wie mit möglichen Widerständen und aufkommenden Konflikten in Bezug auf den Veränderungsprozess umgegangen werden kann. Zudem gibt es am Ende eine Sammlung unterschiedlicher Netzwerke, Anlaufstellen und Fördermöglichkeiten für Digitalisierungsprojekte. Den kompletten Leitfaden, den wir Euch sehr empfehlen, findet Ihr zum Download auf der Homepage von ZiviZ.
Eine Reihe kostenloser digitaler Tools und detaillierte Informationen zu diesen findet Ihr zudem auf der Seite der Deutschen Stiftung für Engagement und Ehrenamt, die Euch bei Euren künftigen Digitalisierungsvorhaben sicher nützlich sein werden:
Jitsi Meet – Einfache Videokonferenzen
Bitwarden – Open Source Passwort Manager
Greenshot – Open Source Screenshot-Tool
Openshot Video Editor – Videos professionell bearbeiten und schneiden